Etkili Hedef Koyma Yöntemi: OKR

Çalıştığımız organizasyon içinde, bambaşka hedeflere koşan takımlar olmasını istemeyiz. Organizasyon çapında senkron olmak ve ortak hedefe koşmak çok önemli. Devamlı büyümeyi sağlayabilmek için doğru hedefe odaklanmalı ve topluca o hedefe doğru koşabilmeliyiz. Bu konuda OKR (Objectives and Key Results) bize yardımcı olacaktır. OKR silikon vadisi orijinli, etkili bir hedef koyma yöntemidir.

You can use this link for the English version of Effective Goal Setting Method: OKR article.

OKR Tarihi

1970’lerde Intel’de MBO (Management by Objective) isminde bir yöntem ortaya çıkar. Intel’in eski CEO’su Andrew S. Grove, MBO’yu, High Output Management isimli kendi kitabında şu şekilde özetliyor;

“The idea behind MBO is extremely simple: If you don’t know where you’re going, you will not get there.”

“MBO’nun arkasındaki fikir son derece basit: Nereye gittiğinizi bilmiyorsanız, oraya varamazsınız.”

OKR, bu yöntemi temel alarak şekillenmiştir. Intel’den John Doerr, Google henüz kuruluşunun 1.yılını doldurmamışken OKR’ı Google’a sunar. Google liderleri yöntemin faydalarını farkedip hemen uygulamaya başlar. OKR esas popülerliğini, Google Ventures partneri Rick Klau’nun 2003 yılında yaptığı, How Google sets goals: OKRs sunumun ardından kazanır. Sunum birçok kişi tarafından izlenir ve yöntem birçok firma tarafından benimsenerek uygulanmaya başlar.

OKR Nedir?

OKR periyot bazında belirlenir. Bu periyotlar, çeyrek, yarı yıl veya yıllık olabilir. OKR’ı, periyodun başarılı sayılabilmesi için yapılması gerekenler olarak düşünebiliriz. Yani bizim için bir Definition of Success‘dir. Belirlenen periyot içerisinde başarılması gerekenlerin listesi hedeflerdir (Objectives). Bu hedeflere nasıl ulaşılacağının listesi ise Key Result‘lardır.

OKR her periyotta, organizasyonun tüm seviyelerinde belirlenir. Organizasyon seviyesinde, departman seviyesinde, tribe seviyesinde, takım seviyesinde ve bireysel olarak birbirlerini tamamlayacak şekilde hedefler belirlenebilir.
ÖNEMLİ: Belirlenen tüm OKR'ların, transparan bir şekilde, organizasyon tarafından görülebilir olması beklenir. Tüm organizasyonun aynı anda nereye koştuğu, geçmişte de ne seviyede başarılı olduğu görünür olmalıdır.

Doğru Hedefler Nasıl Belirlenmeli?

OKR’ın işe yaraması için önce doğru hedefler belirleyebilmeliyiz. Ancak hedef belirleyip OKR yazmak her zaman çok kolay olamayabiliyor.

ÖNEMLİ: Hedefler agresif olmalı ve kolayca başarılabilir olmamalı. Koyulan hedefler rahatsız hissettirmeli.

Öncelikle “Bu OKR periyodu çerçevesinde neyi başarmalıyız?” sorusunun yanıtını bulmalıyız. Bunun cevabı bize hedeflerimizi verecek ancak bu cevap net olmalı.

“Uygulamayı mükemmel hale getirmek” ❌
Net ve iyi belirlenmiş bir hedef değil.

“Müşterilerimizin uygulamada geçirdiği ortalama sürenin 10% arttırılması” ✅
Daha net ve herkes tarafından anlaşılabilir bir hedef.

“3 yeni retrospective tekniğinin medium’da yayınlanması” ❓
Bu hedef doğru da olabilir yanlış da. Çok seviyeli organizasyonlarda bir üst seviyenin Key Result‘ı, bir alt seviyenin hedefi olabilir veya takımın Key Result‘ı, takımda yer alan bir kişinin hedefi olabilir. Bu yüzden, koyulan hedefin sadece net olması değil, alt ve üst hedefler ile ilişkisi de çok önemli.

“Organizasyon içi agile mindset’in arttırılması” ✅
Bir üsttekinin takım hedefi böyle bir hedef olabilir. Bu hedefi, Key Result‘ları belirlerken netleştireceğiz.

Key Result’lar Nasıl Belirlenmeli?

Key Result‘ları, hedeflerin kabul kriterleri olarak düşünebiliriz. Bunlar, hedefe giden yol haritamızdır ve OKR’da başarılı olabilmek için kritik öneme sahiptir. Bu yüzden de doğru Key Result‘ları belirlemek için zaman ayırmalıyız.

ÖNEMLİ: Key Result'lar ölçülebilir ve derecelendirilebilir olmalı. Ölçülebilir: Key Result'ın başarılı olup olmadığı metrikler veya benzer bir yöntem yardımıyla belirlenebilir olmalı. Derecelendirilebilir: Key Result'lar başarılı/başarısız yani 0-1 olabileceği gibi, yüzdesel olarak derecelendirilebilir de olabilir.

Bir önceki bölümde belirlediğimiz 2 hedef vardı. Bu hedefleri alıp, bunlara ulaşmak için gereken Key Result‘larımızı belirleyerek devam edelim.

Hedef 1: Müşterilerimizin uygulamada geçirdiği ortalama sürenin 10% arttırılması

Müşterilerin uygulamada geçirdiği ortalama süreyi 10% arttırmak için neler yapmamız gerektiğini düşünmeliyiz. Bunun için api response time‘ın düşürülmesi sağlanabilir veya kullanıcı etkileşiminin yüksek olduğu yerlerde async response‘lar kullanılabilir. Hedefe ulaşmak için bu ve bunun gibi daha farklı kriterler de belirlenebilir.

Biz şimdilik bu 2 kriter ile devam edelim;

KEY RESULT 1: Ürün listeleme response time’ı ortalamasının 1000ms’den 600ms’e düşürülmesi.

Ölçülebilir ✅
Belirlenecek saatler arasında ürün listeleme response time‘ının ortalamasına metrikler yardımıyla ulaşabiliriz. Bu yüzden yazdığımız Key Result, ölçülebilir kriterini sağlıyor.

Derecelendirilebilir ✅
Ürün listeleme response time‘ının şu anki ortalama değerini ve ulaşmak istediğimiz değeri biliyoruz. Bu yüzden sonuç olarak sadece başarılı/başarısızın ötesine geçebilir ve yüzdesel bir başarıdan bahsedebiliriz. Örneğin ortalamayı 600ms’e indirebilirsek 100% başarı diyecekken 700ms’e indirebilirsek 75% başarı diyebiliriz. Bu da derecelendirmeye iyi bir örnek olarak değerlendirilebilir.

KEY RESULT 2: Kullanıcı etkileşimi içeren 5 api call’un (Ürün sepete ekleme, ürün sepetten çıkartma, ürün adedi değiştirme, adres ekleme, adres silme) async response yapısına geçirilmesi.

Ölçülebilir ✅
Key Result‘ın başarılı olup olmadığını denetlemek için kontrol etmemiz gereken yeri biliyoruz.

Derecelendirilebilir ✅
5 kriterden kaç tanesini başardığımızı yüzdesel olarak derecelendirebiliriz.

Hedef 2: Organizasyon içi agile mindset’in arttırılması

Organizasyon içi agile mindset‘in arttırılması hedefi çok net bir hedef değil. Kime göre veya neye göre artıştan bahsediyoruz bunu belirlemek çok kolay değil. Ancak hedefe şu açıdan bakabiliriz: Organizasyon içinde, agile hakkında yapılacak her bir aksiyon, direkt veya dolaylı yoldan agile mindset‘in bir miktar da olsa artmasına katkı sağlayacaktır. Bu yüzden agile özelinde koyulacak Key Result‘lar bu yolda pozitif etki gösterecektir.

Ölçülebilir ve derecelendirilebilir kavramına artık hakimsiniz. Aşağıdaki Key Result‘ları da ölçülebilirlik ve derecelendirilebilirlik kavramlarını düşünerek değerlendirebilirsiniz.

Key Result‘larımız şu şekilde olabilir;

Retrospective teknikleri havuzumuzda yer almayan 3 yeni retrospective tekniği havuza kazandırılacak.
10 takıma agile healthcheck yapılarak eksikler ile ilgili aksiyon planı çıkartılacak.
Teknik olmayan ekiplere vermek üzere “Scrum Framework for Non-Tech” eğitimi hazırlanacak.

Bazı Key Result‘lar 0-1 arası derecelendirilebilirken, bazıları direk 0 veya 1 olabilir. 3.Key Result bunun bir örneği. Bu hatalı bir yöntem değil, OKR Değerlendirmesi başlığı altında bu derecelendirmelerin nasıl kullanılacağını inceleyeceğiz.

OKR Döngüsü

Sprint’lerde olduğu gibi OKR’ların da bir döngüsü vardır. 3 aylık, 6 aylık veya yıllık döngüler kullanılabilir. Organizasyondan organizasyona OKR döngü sıklığı değişebilir.

OKR’lar için El Sıkışma

OKR döngüsünün başlangıcında, yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya OKR commitment‘ları yapılır. Bu ne demek;
Organizasyonun en üst seviye stratejisini belirleyecek kişi, ilgili OKR döngüsünün ana hedefini belirler. Bunun ardından sırayla bir seviye alta inerek, departman seviyesinde, alliance seviyesinde, tribe seviyesinde, takım seviyesinde, bireysel seviyede OKR’lar belirlenir ve bu belirlenen OKR’ların ardından aşağıdan yukarıya doğru el sıkışılır. Ana mantık aynı kalmakla birlikte ara seviyeler tabii ki organizasyondan organizasyona farklılık gösterebilir.

OKR belirleme ve commitment fazı tamamlandığı zaman organizasyonun tüm seviyeleri ortak bir hedefte birleşmiş olur ve aslında her bir birey, büyük bir puzzle’ın bir parçası haline gelir.

OKR’ların Değerlendirilmesi

OKR periyodu boyunca Key Result‘ları sürekli takip ederek, doğru yolda olup olmadığımız denetlemeliyiz. Eğer yolda problemler varsa bunu takipler sırasında tespit ederek erken müdahale etmeliyiz.

OKR periyodunun sonunda, Key Result‘larımızın tamamını, başarı oranına göre 0 ile 1 arasında puanlayarak bir nihai puan çıkartırız. Bu, ilgili OKR periyodu puanımızı oluşturur.

ÖNEMLİ: OKR puanının 0.6(60%) - 0.7(70%) seviyelerinde olması başarılı kabul edilmelidir. Eğer sürekli 1(100%) alınıyorsa, OKR'lar yeterince agresif belirlenmemiş demektir. Düşük puanlar da cezalandırmak için kullanılmamalı. Belirlenen OKR'lar çok yüksek seviyede olduğu için başarılamamış olabilir.

OKR puanları her zaman data olarak değerlendirilmeli ve feedback loop‘una katkı sağlamalı. Bir sonraki OKR periyodunda, bu datalardan faydalanarak yeni OKR’lar belirleyerek başarıya ulaşmayı hedeflemeliyiz.